Reg92.ru

Регион 92
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно заверить копию трудового договора образец

Копия трудового договора с работником

  • 1 Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора работнику?
  • 2 В каких случаях нужна заверенная копия трудового договора
  • 3 Заверяем копию трудового договора
  • 4 Оформляем дубликат трудового договора
  • 5 Подводим итоги

Трудовой договор — документ, который содержит информацию об обязанностях, функциях работника, условиях, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений сторон. Расскажем о том, как правильно подготовить и заверить копию трудового договора.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Подготовка документов

Копировать следует на отдельных страницах без использования двусторонней печати, экономить таким образом бумагу не стоит.

Все страницы с записями должны быть четко отображены, легко читаемы. Масштаб для копирования должен соответствовать оригиналу.

Лучше использовать книжный формат листа, так как откопированные документы приобщаются к номенклатуре, использование при этом альбомного формата будет неудобно. Для изготовления копии можно использовать ксерокс, а также скан.

Срок действия копии трудовой книжки

После того как процедура заверения документа завершится, свою юридическую силу он будет иметь лишь на протяжении первого месяца. Также стоит принять во внимание очень важную вещь: если в промежуток указанного времени будут изменены данные и сведения о владельце, например, он поменяет место работы или жительства, то сразу после этого заверенный дубликат теряет свою юридическую силу и данную процедуру будет необходимо проходить заново.

Неограниченный срок действия будет иметь лишь та копия, которая была заверена нотариусом. Его окончание наступит тогда, когда в книжку будут внесены изменения.

Пошаговые инструкции для кадровика
Образцы документов
Трудовые книжки
Статьи и консультации
Разъяснение Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— публикации по кадровому делу,
— новости трудового законодательства,
— новости сайта, новости о скидках и акциях

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Кадровый аудит своими силами. Найдите у себя эти ошибки и исправьте их, как рекомендуем

Фотообои с производственным календарем на 2021 год

Опросы по сложным вопросам кадровой практики

Для чего необходимы ксерокопии

Есть конкретные обстоятельства, когда требуется именно ксерокопия трудовой книжки.

    Например, если кто-то хочет взять кредит в банке.

У кого есть право на заверение

Сотрудники кадровых отделов, руководители предприятия и должностные лица – вот неполный перечень тех, кого наделяют правом на заверение трудовой книжки.

У главного бухгалтера можно получить подпись и печать, если компания совсем небольшая, и в штатном расписании не так много должностей. В отдел кадров для решения вопроса надо обратиться тем, кто уже достиг пенсионного возраста, либо просто не работает на старом месте, но нуждается в подтверждении информации о стаже.

Как должна быть заверена трудовая книжка?

Требования к заверяемым документам

Процесс заверения делится на несколько этапов, у каждого из которых свои требования и особенности.

  • Копии каждой страницы должны сохранять высокий уровень качества. Чёткость и ясность важна для всей информации.
  • Обязательно наличие надписи «копия верна» на каждой из страниц. Только в этом случае документ обретает юридическую силу. Так же ставится печать, принадлежащая предприятию. Она подтвердит, что данная копия приравнена к другим документам по силе и значению.
  • Фамилия с именем и отчеством владельца прописываются на последней странице, в полной форме. Это необходимо для подтверждения того, что тот или иной человек является владельцем документа.
  • В копии должны присутствовать все реквизиты предприятия и человека, согласно требованиям ГОСТов.
  • После подачи соответствующего заявления копии выдают не позднее, чем через три дня.
  • Вместо создания полного дубликата иногда допустимо оформление записки, которая касается тех или иных сроков работы.
Читать еще:  До какого времени можно купить алкоголь в кирове

Заверенные копии предоставляются в том случае, если нет возможности по какой-либо причине предоставить оригинальные версии документов.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам

С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2021 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Вот как заверяют ТК для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • отмечается дата заверения;
  • определяется место хранения оригинала.

Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:

  • указать запись «Верно»;
  • прописать Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • внести дату заверения.

Как правильно заверять копию трудовой книжки ?!

Первичная консультация по телефону или при заказе обратного звонка «БЕСПЛАТНАЯ»

Ведением общих регистров, в которых происходит фиксация данные о сотрудников занимается кадровая служба, а официальным документом работника является трудовая книжка. Она может потребоваться в самых разных ситуациях. Например, часто трудовая книжка необходима при получении кредитов или ипотеки как подтверждение того, что вы работаете официально.

Естественно то, что трудовую книжку следует заверять. Но не каждый работник знает, как это делается правильным образом. В 2018 году был введен ряд новых правил, касающихся общих правил заверения трудовых книжек. Вообще трудовая книжка относится к БСО и хранить ее надо в специальном защищенном месте в фирме-работодателя.

Основные правила заверения трудовых книжек.

При составлении и заверении копии трудовых книжек надо руководствоваться определенным порядком оформления, который регулируется нормами гражданского законодательства Российской Федерации. Трудовую просто так на руки не дадут и поэтому основанием для ее выдачи является заявление, которое подается в отдел кадров работником в письменном виде. На основании заявления представители отдела кадров могут выдать заверенную копию трудовой книжки.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу. Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. Далее в документах указывается номер записи и ставится печать. Копия трудовой книжки может быть выдана не позднее трех календарных дней с момента подачи заявления в отдел кадров.

Читать еще:  Может ли дпс остановить для проверки документов 2021

Для каких целей обычно требуется заверение трудовой книжки ?!

Обычно запрашивают копии трудовой книжки банковские и кредитные организации, предоставляющие гражданам разные виды займов. Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта, когда вы собираетесь полететь в другое государство. Непосредственно в органы ОФМС необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние десять календарных лет. Копию может запросить и кадровая служба в том случае, если вы планируете сменить свое основное место работы.

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

В 62 статье ТК РФ указан промежуток времени, в течение которого сотрудник после подачи соответствующего заявления должен получить дубликат своей трудовой. Продолжительность данного срока равна трем дням.

Копия книжки может понадобиться в различных ситуациях. Наиболее распространенными являются следующие обстоятельства:

  • необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
  • необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
  • передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.

Основное предназначение копии трудовой книжки – документальное подтверждения стажа сотрудника и наличие постоянного места работы, а, следовательно, и дохода.

В заявлении, в котором работник излагает просьбу выдачи дубликата, ему не обязательно указывать точную причину появления такой необходимости.

Как правильно заверить работодателем?

Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность. Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.

Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.

Как правильно заверить:

  • при хранении в компании книжка заверяется работодателем;
  • при хранении у гражданина — заверяется нотариально.

Заверение трудовой работодателем осуществляется поэтапно, с учетом определенных требований.

  1. Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
  2. Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
  3. Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
  4. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.

В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату оформления дубликата.

Также важно указать, где хранится оригинал документа.

Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца. Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки.

Рекомендуем прочитать:

Образец заверения для банка

Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.

Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.

Читать еще:  Нотариальное Обязательство О Выделении Долей Детям После Погашения Ипотеки

Заверение у нотариуса осуществляется аналогичным образом. При обращении следует помнить, что услуги данного специалиста являются платными.

Образец:

Зачем требуется заверенная копия трудовой?

Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для предоставления в различные инстанции или работодателю для предоставления в ФСС.

Если копия нужна сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Максимум через 3 рабочих дня начальник должен удовлетворить просьбу работнику и выдать ему копию трудовой книжки, заверенной по установленным правилам.

Наиболее частая просьба о выдаче копии – предоставление её в банк для подтверждения стажа при оформлении кредита. Но в заявлении работник может только озвучить просьбу о выдаче, а причину имеет право не указывать.

Как заверить трудовую книжку (2021) – образец

Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.

Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.

Как заверить ЭТК

Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.

Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:

  • В заявительном порядке у работодателя можно получить «Сведения о трудовой деятельности» (оформляется форма СТД-Р), но в документе будут отражены сведения только о последнем месте работы. Форма может быть выдана на бумажном носителе – она заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой и печатью (при ее наличии), ставится дата заполнения. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
  • Для получения полной выписки из электронной трудовой с указанием всех мест работы необходимо обратиться в Пенсионный фонд, который выдаст форму СТД-ПФР. Подать заявку можно через отделение ПФР, а также МФЦ (выписка будет предоставлена на бумажном носителе) или портал Госуслуг (доступна только электронная форма выписки). В копии электронной трудовой указываются сведения о работнике (ФИО, его дата рождения и номер СНИЛС), формат оригинала документа (электронный или бумажный), сведения о работе. В разделе с информацией о трудоустройстве указываются наименования работодателей, виды кадровых перемещений, название и код трудовой функции, причины прекращения трудовых отношений и документальные основания для увольнения. Подготовленная выписка заверяется подписью уполномоченного должностного лица ПФР.

Заверение копии бумажной трудовой

Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:

1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.

2. Далее возможны два варианта:

  • заверение только последнего листа копии с изнаночной стороны, но при этом все страницы должны быть прошиты между собой;
  • заверение каждого листа отдельно — тогда прошивать страницы не надо.

Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.

Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:

  • указывается слово «Верно», что свидетельствует об идентичности копии с оригиналом;
  • указывается местонахождение оригинала трудовой – рекомендуется прописать не только наименование работодателя, но и то, что документ находится в конкретном отделе (запись о месте хранения составляется в произвольном виде, фразу разрешается менять по усмотрению нанимателя; без нее можно обойтись, если копия нужна для внутреннего пользования, но при выдаче документа с целью предъявления в другие организации этот реквизит обязателен);
  • название должности ответственного за кадровое делопроизводство лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата оформления копии и печать.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector