Reg92.ru

Регион 92
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно прошить журнал

Как сшивать документы

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

  1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
  2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Подготовка документов к сшиванию

Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

  • Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
  • Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
  • Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация.

Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах. Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.
  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
Читать еще:  На Сколько Могут Отключить Холодную Воду По Закону

4. Опись.

Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

  • организацию и название документа;
  • дату подшивки и срок хранения;
  • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  • количество документов и подпись с указанием ФИО.

Готовим документы и журналы к прошиванию

  1. Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.
  2. Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.
  3. Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».
  4. Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

  1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
  2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
  3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Как нумеровать журналы

Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».

Читать еще:  Доплаты к пенсии после 80 лет в 2021 году инвалид 2 группы

Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:

Шаг. 1. Открываем первую страницу.

Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.

Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.

Нумерацию делаем по следующим правилам:

  • Ставим арабские цифры.
  • Используем карандаш.
  • Титульные, чистые, заверительные листы и описи не нумеруем.
  • Неправильно проставленный номер зачеркиваем, рядом ставим правильный и заверяем ответственным лицом.

Пронумеровав все, составляем лист-заверитель, где указываем количество листов документа, их физическое состояние, особенности, которые хотим отметить. Все подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Можете воспользоваться установленной формой (Приложение № 23 к вышеуказанным Методическим рекомендациям Росархива). Подойдет обычный формат А4, который либо подшивается в журнал самым последним, либо приклеивается на внутреннюю сторону обложки журнала. Вот образец бланка:

С вопросом о том, как нумеровать страницы в журнале инструктажа или любого другого журнала правильно, как нужно пронумеровать сформированные дела, разобрались. Теперь требуется все прошнуровать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

    Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года.

Пункты 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. №439.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Как пронумеровать сшитые бумаги

Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:

  1. Пишите номера только арабскими цифрами.
  2. Начинайте с номера «1» на первом листе.
  3. Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
  4. Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

Читать еще:  Госуслуги Субсидии На Оплату Жилого Помещения И Коммунальных Услуг

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как выполняется прошивка

Следующий вопрос – как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.

Для прочного шва потребуется такой материал, как:

  • банковский шпагат;
  • прошивные нитки ЛШ-210.

Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.

Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

Заключение.

По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector